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如何建立企业统一的BPM流程管控平台

发布时间: 2011-04-29 点击次数4708

l  BPM概述

BPM是以流程为中心,将流程、管理方法与信息技术结合,联合业务分析人员和信息技术专家,以促成高效、敏捷并透明的业务流程;它跨越人员、系统、功能、业务、客户、提供者、以及合作伙伴,是一系列用于设计、定制、分析以及控制可操作业务流程的方法论、工具和技术的总和。

BPM流程管控平台能让业务管理者更直接地度量、响应、控制可操作流程的所有方面以及各个元素;信息技术管理者可以将他们的技能和资源更直接地应用于业务操作上;跨组织的一般员工和职员可以更好地安排他们的工作并提高个人工作效率;企业作为一个整体则能更快速地响应变化和挑战,持续地满足其战略目标。

l  BPM价值

通过BPM,业务流程将更加高效、透明和敏捷。流程将产生更少的错误,并且错误将被更快地定位,并快速解决。

1)        流程的高效:高效的流程意味着更多的一致性、更少的浪费,为客户和利益共有者创造更大的网络价值。BPM通过协调人员、信息以及系统来提高流程的效率。与以往提高效率不同的是,BPM可以利用CPI(持续流程改进)的方法学理念,持续快速地提升流程的效率和性能,以突破现实世界及实时条件的约束。

2)        流程的透明化:过去企业高层总是为看不到企业运转的全局而感到手足无措,流程对于他们来说就如同一个黑盒子。BPM打开了企业流程的黑盒,清楚地揭示了业务流程的内部工作状况。利用BPM,可以直接地看到流程设计的所有元素,包括流程模型、工作流、规则、系统以及参与者,当然还可以看到实时的性能,甚至可以预测性能趋势。BPM可以直接操纵流程的结构和流向,跟踪流程的结果,也可以洞察流程问题的原因。

3)        流程的敏捷性:既然BPM以企业目标与战略为指导,响应外界市场、环境的变化,并据此编排业务活动,这就要求流程必须具有高敏捷性。BPM可以使业务人员快速地定义流程,允许他们在业务场景上做“what if”分析,也就是模拟流程执行分析;对于技术人员来说,BPM可以实现少编码且无缝的集成系统,并构建应用。

所有的企业,无论行业和规模,业务流程都是必然存在的。这些客观存在的业务流程类似贯穿于人体的神经系统,而业务流程管理的目标就是贯彻企业战略目标,并在日常运营活动中对战略加以支持。业务流程管理就是一个根据外部环境和企业战略,不断调整内部流程、相关组织机构和信息系统的过程。业务流程这套企业的“神经系统”将实现“四个统一”,并整合企业管理体系。所谓“四个统一”即设立一个统一的流程管理机构;采用一套统一的流程描述语言;梳理一套统一的流程手册和岗位职责;建立一个统一的信息化流程管理平台。

1)        指定一个统一的流程管理机构

既然我们的目标是用流程来整合管理体系,从而克服“管理体系孤岛”的问题。那么,一个站在企业全局角度进行流程管理的机构就不可或缺了。将流程管理的职责和权力落实到部门中去,被赋予此职责的部门自然也就成为企业管理体系整合的中枢了。但流程管理职能部门并不是负责设计具体的流程,而是负责实现管理体系的整合及规范化。其主要职责包括:建立统一的流程描述规范;设计统一的流程管理架构;进行流程和制度的统一发布;对流程变更进行统一管理;对流程执行情况进行统一的监控等。例如,当供应链改进项目组试图改变发货流程时,就应向流程管理部门申请更改流程,而不是直接要求发货部门修改流程。而流程管理部门收到更改需求后,需要召集此流程牵涉到的相关管理人员进行协商,各方对新流程达成共识后,由流程管理部门统一向相关人员发布新的流程,并对流程执行情况进行监管。

2)        规定一套统一的流程描述规范

不同的人在描述同一个流程时,或同一批人在不同的时间点描述同一个流程时,由于没有一套统一的描述语言,就会出现流程描述的差异。比如,对于“供应商询价”这个流程节点,可以描述成“向供应商询问材料价格”,也可以描述成“向供应商询价”;而完成此事的岗位也可以描述成“采购助理”或“采购业务助理”。之后,当不同的人来读这两个流程时就会产生不同的理解,有的人认为是同一个岗位,有的人认为是两个不同的岗位。如果IT人员基于此流程开发系统,就会出现是设定两个角色并配以两套不同的权限,还是一个角色并匹配一套权限的差异。另外,由于没有强制的规范性描述,各部门间讨论同一个流程时,往往会发生“各说各话”的现象,都认为对方懂了,但其实大家说的是两回事。因此,流程管理职能部门的首要工作就是要制定一套本企业统一的流程描述规范和语言,并强制监督执行。海尔流程及信息部开展流程梳理时,首先就统一了流程描述的规范。他们形象地称之为从“各说各话”到都说“普通话”,仅此一项就大大提升了内部沟通的效率和质量。

3)        梳理一套统一的流程手册和岗位职责

不管企业引入并建立了多少种管理理念和体系,企业的业务流程都只能有一套,而且这套业务流程还应该是所谓端到端的流程。企业的员工只要严格按照这套流程手册开展工作,即可以满足所有管理体系的要求。梳理出一套综合的流程手册和岗位职责书是管理体系整合成功的标志。因此,通过业务流程将各种管理思想和理念整合在一起并落实到具体的流程步骤中去,从而使得各种管理思想能够真正落地,是梳理一套统一的流程手册和岗位职责的根本目的。明确清晰地告诉员工应如何做事,这是精细化和标准化管理的需要,也是企业管理优化和提升的基础。

4)        建立一个统一的信息化流程管理平台

所谓统一的信息化流程管理平台是指企业所有的业务流程都必须在此平台上建立、修改和发布。企业所有的流程手册和岗位职责也必须通过这个平台自动生成。这样可以借助IT技术,有效地避免不同管理体系之间的不协调和冲突,实现管理体系的整合。事实上,如果没有信息化管理平台加以支撑,全凭人工管理来实现上述所谓的流程管理理念还是比较困难的。信息化技术的优势就是可以通过功能、权限和工作流的设置来固化流程管理本身的各种制度和流程,并且可以大大提高管理体系整合的效率和精确程度。另外,信息化技术还能使相关人员方便高效地进行流程的设计、更改和查询。

综上所述,对于很多企业来说,如果希望管理水平能进一步提升,就需要用流程管理来整合现有的管理体系。只有先“理清楚”,然后才是如何“管起来”和如何进行“持续优化”。所谓“理清楚”,是要梳理出一套承载了所有管理体系要求的端到端的整合的“业务流程”。只有这样的“业务流程”才能确保企业的员工清楚地知道如何做事,才能为实现业务流程管理的后两个环节,即所谓的“管起来”和“持续优化”打下坚实的基础。

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